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Politique relative à la protection des données dans le cadre des opérations de recrutement de Costco
Dernière mise à jour : 18 janvier 2021
L’objet de cette politique relative à la protection des données est d’expliquer comment nous utilisons les
données à caractère personnel concernant les candidats à un poste et d’exposer les droits dont ceux-ci disposent
en vertu de la législation en vigueur sur la protection des données à caractère personnel. Le terme « Données
relatives au recrutement » servira à désigner ce type d’informations dans la présente politique relative à la
protection des données.
La présente politique relative à la protection des données s’applique aux
candidatures présentées par le biais de notre site Internet d’Offres d’Emplois (https://www.jobs.net/jobs/costco-france/fr/search/France/)
et par l’intermédiaire de tiers, tels que des cabinets de recrutement et des sites Internet de recrutement. Elle
s’applique également aux candidatures soumises par d’autres moyens, par exemple, par voie postale et par
courrier électronique.
Dans la présente politique relative à la protection des données, « Costco » désigne
l’entité juridique Costco qui sera votre employeur si votre candidature aboutit à un recrutement.
Quels types de données relatives au recrutement collectons-nous et traitons-nous ?
Lors de la procédure de recrutement, nous recueillerons notamment les catégories de Données relatives au
recrutement suivantes :
- Les informations que vous communiquez dans le cadre de la candidature que
vous adressez à Costco, à savoir votre nom, prénom, votre adresse de messagerie, votre adresse personnelle, vos
coordonnées téléphoniques, vos compétences professionnelles, votre projet professionnel, votre photo, vos
réponses textuelles que vous avez saisies et un exemplaire de votre CV et de tout autre document téléversé par
vos soins. Si vous utilisez l’outil d’entretien vidéo que nous mettons à votre disposition, nous collectons dans
ce cadre votre adresse IP et la vidéo réalisée (incluant votre voix) ;
- Les informations collectées
par Costco dans le cadre de la procédure de recrutement, à savoir vos performances lors de l’entretien
d’embauche ou de toute autre évaluation ainsi que les informations communiquées par vos références
professionnelles ;
- Les informations recueillies afin de rester en contact avec vous dans le cadre
de toute autre opportunité professionnelle au sein de Costco, à savoir votre nom, prénom, votre adresse de
messagerie, votre numéro de téléphone, votre profil LinkedIn, votre adresse, votre expérience professionnelle et
le type de poste qui vous intéresse.
De manière générale, nous recevons des Données relatives au
recrutement soit (a) directement de votre part (par ex., lorsque vous fournissez des informations dans le cadre
de votre candidature ou lors de la procédure de recrutement) ou (b) de la part de tiers, à savoir des cabinets
de recrutement, des organismes publics ou privés œuvrant en matière d’insertion professionnelle (Pôle-Emploi,
antennes emploi, etc) ou vos références professionnelles.
Pour quelles finalités utilisons-nous les données relatives au recrutement ?
Nous utilisons vos données relatives au recrutement pour les finalités principales suivantes :
1.
Etayer et traiter toute candidature à un poste auquel vous postulez chez Costco, c’est-à-dire : vous orienter
vers les offres disponibles pertinentes, nous permettre d’évaluer vos compétences et vérifier si vous
correspondez au descriptif du poste, composer une liste restreinte de candidats, vérifier les références et
l’expérience professionnelles fournies par ces candidats, organiser des entretiens (y compris des entretiens
vidéo) ;
2. Vous communiquer les informations que vous avez demandées sur les postes actuellement
vacants ou les opportunités professionnelles existant au sein de Costco. Par exemple, lorsque vous nous avez
contacté à propos des opportunités professionnelles existant au sein de Costco ;
3. Réaliser des
statistiques et mesures afin de nous conformer à nos obligations légales et conventionnelles, en particulier en
matière d’égalité des chances, et de démontrer leur respect.
Sur quelle base repose le traitement des données relatives au recrutement mis en place par Costco ?
Costco procèdera au traitement de vos Données relatives au recrutement uniquement pour les finalités visées
ci-dessus et si ce traitement repose sur des bases légales, à savoir :
- L’exécution de mesures
précontractuelles : cette base légale est celle sur laquelle nous nous reposons pour les traitements de données
effectués dans le cadre de la finalité 1 présentée ci-avant. Elle vise ainsi à couvrir le cas dans lequel vous
avez postulé à un poste et nous devons utiliser vos Données relatives au recrutement afin de décider s’il
convient ou non de conclure un contrat de travail avec vous. Vos données à caractère personnel seront utilisées
dans ce cadre à compter de votre candidature initiale, jusqu’à l’entretien d’embauche et toute autre évaluation
effectuée.
- L’intérêt légitime : cette base légale est celle sur laquelle nous nous reposons pour
les traitements de données effectués dans le cadre de la finalité 2 présentée ci-avant. Costco a en effet un
intérêt légitime à traiter vos Données relatives au recrutement pour être en mesure de communiquer avec vous, de
constituer une CV-thèque et de vous recontacter en cas de poste vacant. Cette base légale est également celle
sur laquelle nous nous reposons pour les traitements de Données relatives au recrutement effectués dans le cadre
de la finalité 3 décrite ci-avant, lorsque nous sommes contraints par des conventions d’entreprises de démontrer
le respect du principe d’égalité des chances.
- Le respect d’obligations légales : nous sommes tenus
légalement de (i) vous demander de nous communiquer votre casier judiciaire (bulletin n°3) afin de pouvoir le
consulter (sans en conserver de copie) lorsque le poste en jeu nous impose de réaliser des contrôles de sécurité
et de vérifier que vous ne faites pas l’objet d’une interdiction d’exercer et (ii) traiter vos Données relatives
au recrutement pour remplir nos obligations légales en matière d’égalité des chances (finalité 3 présentée
ci-avant).
À qui communiquons-nous vos données relatives au recrutement ?
Nous sommes amenés à communiquer vos Données relatives au recrutement au sein du groupe Costco, qui se compose de
Costco Wholesale Corporation et d’un certain nombre de sociétés affiliées, afin de procéder au traitement de
votre candidature et de gérer le cycle de recrutement. L’accès aux Données relatives au recrutement est limité
aux personnes travaillant au sein du groupe de sociétés Costco qui ont besoin d’en avoir
connaissance.
Nous avons également recours à des prestataires de services tiers afin de conduire et
de gérer le recrutement :
- Le portail Carrières de notre site Internet est fourni par la société
Career Builder qui pourra avoir accès à vos Données relatives au recrutement en tant que sous-traitant (Costco
restant le seul responsable de traitement de ces Données). Ce portail nous permettra de vous proposer des
services facilitant la gestion de votre candidature (envoi de questionnaires, prise de rendez-vous, etc.). Il
convient de noter que la société Career Builder est en revanche responsable du dépôt des cookies sur ce portail
et de la gestion des données collectées dans ce cadre. Carreer Builder dispose également de sa propre politique
de protection des données pour les activités de recrutement que la société propose de manière
indépendante.
- Nous utilisons en outre la solution de réalisation d’entretiens vidéos de la société
Easyrecrue, qui pourra avoir accès à vos Données relatives au recrutement en tant que sous-traitant (Costco
restant le seul responsable de traitement de ces Données). Le portail auquel vous pourrez avoir accès dans ce
cadre nous permettra de vous proposer des services facilitant la gestion de votre candidature (réalisation
d’entretiens vidéos, prise de rendez-vous). Il convient de noter que la société Easyrecrue est en revanche
responsable du dépôt des cookies sur ce portail et de la gestion des données collectées dans ce
cadre.
Par ailleurs, nous communiquerons des Données relatives au recrutement en dehors de Costco
uniquement dans les cas suivants :
- Lorsque nous y sommes contraints par la loi ; - Afin de répondre
à une demande d’assistance légitime formée par les forces de l’ordre ; et/ou - Lorsque nous demandons conseil à
nos avocats et conseils extérieurs ou en cas de contentieux avec un tiers.
Où conservons-nous vos données relatives au recrutement ?
Costco est une entreprise multinationale qui a recours à des prestataires de services implantés dans le monde entier. En conséquence, vos Données relatives au recrutement seront traitées dans des pays situés hors de l’Europe (à savoir les Etats-Unis, le Maroc et Madagascar), notamment des pays dans lesquels vos droits légaux concernant vos données sont moins protecteurs que ceux dont vous disposez en vertu des lois de votre pays. Lorsque nous transférons des données à caractère personnel hors de l’Espace économique européen, nous veillerons, comme l’exige la législation en vigueur, à ce que vos droits en matière de protection des données à caractère personnel et de respect de la vie privée soient protégés de manière appropriée par la mise en place de garanties adéquates, à savoir la signature de clauses contractuelles types. Veuillez nous contacter pour toute information complémentaire concernant ces garanties.
Combien de temps conservons-nous vos données relatives au recrutement ?
Nous ne conserverons pas vos données à caractère personnel plus longtemps que nécessaire à la réalisation de la finalité pour laquelle elles ont été collectées. Si votre candidature aboutit à une embauche, vos Données relatives au recrutement seront conservées dans votre dossier salarié. Costco conservera les Données relatives au recrutement des candidats n’ayant pas été recrutés pendant une durée maximum de six (6) ans. Pendant cette période, nous pourrons être amenés à vous contacter dans le cadre d’autres opportunités de collaboration avec Costco. Vous pouvez, à tout moment, nous informer que vous ne souhaitez pas que nous conservions vos données personnelles à cette fin.
Vos droits
Si vous postulez à un poste auprès de Costco au sein de l’Espace économique européen (y compris le Royaume-Uni),
et sous réserve de certaines restrictions et exceptions, vous avez un certain nombre de droits en vertu de la
loi concernant le traitement de vos données à caractère personnel, à savoir:
a. Droit d’obtenir des
informations : vous avez le droit de demander des informations sur la manière dont nous traitons vos Données
relatives au recrutement
b. Droit d’accès : vous avez le droit de demander l’accès aux Données
relatives au recrutement que nous traitons vous concernant, et d’obtenir une copie de ces Données.
c.
Droit de rectification : vous avez le droit de nous demander de rectifier ou de compléter les Données relatives
au recrutement que nous traitons vous concernant qui sont inexactes ou incomplètes.
d. Droit à
l’effacement : vous avez le droit de nous demander d’effacer les Données relatives au recrutement vous
concernant.
e. Droit à la limitation du traitement : vous avez le droit de nous demander de limiter
le traitement de vos Données relatives au recrutement. Ainsi nous pourrons simplement les conserver mais ne
pourrons plus les traiter.
f. Droit à la portabilité des données : vous avez le droit de recevoir les
Données à relatives au recrutement vous concernant que vous nous avez fournies, dans un format structuré,
couramment utilisé et lisible par machine, et avez le droit de transmettre ces Données à un autre responsable du
traitement sans que nous y fassions obstacle.
g. Droit de s’opposer au traitement des données : vous
avez le droit de nous demander d’arrêter le traitement des Données relatives au recrutement vous
concernant.
h. Droit de retirer votre consentement : si notre traitement de vos Données relatives au
recrutement est fondé sur votre consentement, vous avez le droit de retirer ce consentement à tout
moment.
i. Droit d'introduire une réclamation : vous avez le droit d’introduire une réclamation
auprès d’une autorité de contrôle pour contester nos pratiques en matière de protection des données à caractère
personnel. Pour cela, vous devez contacter la CNIL par courrier au 3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 Paris
Cedex 07 ou par téléphone au 0153732222 ou en vous rendant sur le site de la CNIL à l’adresse suivante https://www.cnil.fr/.
j. Droit de donner des directives quant à
l’utilisation de vos Données relatives au recrutement après votre mort : vous avez le droit de nous donner des
directives quant à l’utilisation qui devra être faite de vos Données relatives au recrutement après votre
mort.
Pour exercer ces droits, veuillez nous adresser un courrier électronique à demandergpd@costco.fr.
Si vous relevez une erreur dans
votre candidature que vous souhaiteriez corriger, veuillez nous contacter à l’adresse indiquée
ci-dessous.
Toute demande relative à l’exercice de l’un de ces droits sera examinée par Costco au cas
par cas. Il est possible, dans certains cas, que nous ne soyons pas légalement tenus d’accéder à votre demande
en raison des exemptions légales applicables prévues par la législation en vigueur sur la protection des
données.
Nous contacter
Pour toute information complémentaire sur toute question portant sur la présente politique relative à la protection des données, veuillez nous contacter à l’adresse suivante : demandergpd@costo.fr. Si vous avez des inquiétudes sur la manière dont Costco a utilisé vos données à caractère personnel, vous êtes en droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité chargée de la protection des données dans votre pays, tel qu’indiqué précédemment. Toutefois, si vous avez des inquiétudes ou des questions, nous vous invitons à nous les soumettre préalablement.
Mises à jour de la présente politique relative à la protection des données
Nous pouvons être amenés à modifier à tout instant la présente politique relative à la protection des données afin de tenir compte des modifications de la législation en vigueur, des directives réglementaires ou de nos pratiques en matière de protection des données et de respect de la vie privée conformément à la loi. Dans ce cas, et si la législation l’exige, nous vous adresserons une nouvelle notification ou une notification actualisée et, si nécessaire, nous vous demanderons votre consentement pour le traitement ultérieur de vos données.